Importação direta para pesquisa: passo a passo, documentos e prazos

Antes de pedir a cotação

Duas definições evitam retrabalho: quem será o importador e de onde vem a verba. O importador decide o nome que vai na proforma, o Incoterm aceito e o setor que conduz o processo. A verba decide os prazos e as regras de prestação de contas. Com as duas respostas em mãos, o fornecedor monta a proposta certa na primeira vez.

As seis etapas

1. Credenciamento no CNPq

A isenção só vale quando o importador tem credenciamento ativo no CNPq. Pode ser o pesquisador, a instituição de pesquisa ou ensino, a fundação de apoio ou o próprio CNPq como agente. O CNPq recomenda pedir ou renovar o credenciamento com antecedência, e a lista de entidades credenciadas pode ser consultada no site dele.

2. Cotação e proforma

A proforma é a proposta formal do exportador e abre o processo. Ela traz o importador, o exportador e o fabricante, a descrição técnica e o preço de cada item, a classificação fiscal, a origem, o prazo de embarque, a validade e o Incoterm com o local nomeado. Para envio aéreo, o termo adequado é FCA; FOB vale para transporte marítimo ou fluvial.

3. Recurso e processo de compra

A instituição ou a fundação abre o processo, reserva a verba e confere se o item está previsto no termo de outorga. Em compra pública, a Lei 14.133/2021 prevê dispensa de licitação para produtos de pesquisa e desenvolvimento (art. 75, IV, "c"), com o produto discriminado no projeto e processo formal de dispensa. O setor de compras confirma o enquadramento. Algumas fundações pedem três propostas para a pesquisa de preço ou uma justificativa de fornecedor exclusivo.

4. Licença de importação na cota do ano

O pedido de licença é registrado e deferido pelo CNPq dentro da cota anual. Desde 13/05/2025, as importações com anuência do CNPq também podem seguir pelo Portal Único de Comércio Exterior, com o licenciamento (LPCO) ligado à declaração de importação (DUIMP). Ficam fora do limite as importações feitas com doações do exterior e as pagas com empréstimos externos ou acordos governamentais.

5. Pagamento, embarque e desembaraço

Com a licença deferida, o importador fecha o câmbio, paga o exportador nas condições da proforma e acompanha o embarque. O desembaraço sai em nome do importador credenciado. A Lei 8.010 dispensa o exame de similaridade e os controles prévios ao despacho aduaneiro. As despesas acessórias, como frete, armazenagem e despachante, continuam por conta de quem importa.

6. Patrimônio e uso na pesquisa

O equipamento entra no patrimônio indicado nas regras do projeto e precisa ser usado de fato na pesquisa. Vender ou ceder o bem antes do prazo legal pode obrigar ao pagamento das contribuições que foram isentas. Algumas fundações exigem termo de transferência ao patrimônio antes do fim do projeto.

Documentos por etapa

Prazos que costumam definir o calendário

• CNPq como agente importador: prazo estimado de 60 a 90 dias corridos, informado pelo próprio CNPq.
• Auxílio FAPESP: a importação com embarque precisa ser pedida até 3 meses antes do fim da vigência, e o processo inteiro deve terminar dentro dela.
• Validade da proforma: costuma ficar entre 60 e 90 dias, conforme a instituição.
• Cota anual: o saldo é consumido ao longo do ano. Em 2024 a cota se esgotou na metade do ano, segundo nota técnica da ABC e da SBPC.

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Perguntas frequentes